Projekte unter Kontrolle – Redmine

Im Firmenumfeld Projekte zu verwalten ist nicht ganz trivial. Es existieren eine Vielzahl an Software-Lösungen dafür, aber auch sehr viele Software, die nur einen Teil der Aufgaben abdeckt. In diesem Beitrag möchte ich mit Redmine kurz die Software vorstellen, die bei Taktsoft für die Projektverwaltung zum Einsatz kommt.

Features

Redmine ist eine Open-Source-Software (GPL v2), welche auf der Ruby-on-Rails-Plattform basiert. Als Frontend dient der Browser. Redmine bietet viele Aufgaben rund um das Verwalten von Projekten komfortabel unter einer Oberfläche: Für jedes Projekt gibt es u.a. ein Ticketsystem, ein Wiki, ein Forum, eine Newsseite sowie eine Integration mit dem Versionskontrollsystem der Wahl (Taktsoft nutzt hier SVN und Git, Redmine verbindet sich aber u.a. auch mit CVS, Mercurial und Bazaar). An den Tickets können außerdem Arbeitszeiten erfasst werden. Damit lassen sich in Redmine viele Dinge zusammenführen, die man klassischerweise noch mit mehreren Programmen gelöst hat: Das Ticketsystem ersetzt einen Bugtracker wie Bugzilla. Die Projektdokumentation incl. kleinerer Dateien kommt ins Wiki anstatt ins Dateisystem oder das allgemeine Firmen-Intranet. Die Zeiterfassung ersetzt Eigenentwicklungen oder Excel-Dateien. Und um schnell mal eine bestimmte Datei im SVN anzuschauen, muss man nicht gleich das ganze Projekt auschecken.

Ein großer Pluspunkt von Redmine ist die Fülle an Features und Details, die den Arbeitsalltag leichter machen. So kann man z.B. Tickets auch per E-Mail anlegen und es existiert eine Versionskontroll-Integration, die beim Commit nach Schlüsselworten wie "Ticket #123" schaut und die zugehörige Revision im Ticket verlinkt. Gleichzeitig ist die technische Basis von Redmine solide und umfangreich genug, dass sich die Software problemlos im Umfeld einer größeren Firma einsetzen lässt. Der Login kann an ein existierendes Login-System wie LDAP/Active Directory angebunden werden und die Oberfläche präsentiert sich automatisch in der im Browser eingestellten Sprache. Die Software kann zudem mehrere, voneinander getrennte Projekte verwalten. Das Nutzer- und Rollensystem sorgt dafür, dass jeder Nutzer nur ihm zugeordnete Projekte sieht, mit detailliert einstellbaren Berechtigungen.Wer weitergehende Anforderungen hat, kann Redmine recht einfach mit Plugins erweitern. Allein die offizielle Webseite bietet über 100 Plugins zum Download an. Als Beispiel sei das Contacts-Plugin genannt, welches Taktsoft schon eingesetzt hat: Mit diesem kann Redmine um Kontakte und Kontaktlisten zu einem einfachen CRM erweitert werden. Es ist aber auch ohne viel Aufwand möglich, ein eigenes Plugin zu schreiben, wenn man sich ein wenig mit Ruby-on-Rails auskennt.

Einsatzmöglichkeiten

Die genannten Features machen Redmine zu einer guten und umfassenden Lösung für die Verwaltung von Projekten. Dabei ist der Einsatzzweck nicht auf technische Projekte oder auch nur Projekte im eigentlichen Sinne beschränkt: Die Software dient generell dazu, Arbeitsabläufe zu steuern. Redmine kann von der Softwarefirma genauso eingesetzt werden wie vom Architektur-Büro oder dem Bauunternehmen. Wenn sich die Arbeitsabläufe nicht sowieso in Projekte gliedern, kann man einfach einzelne Facetten des Alltags als Projekt anlegen. Die Personalabteilung verwaltet dann ihre Aufgaben im Rahmen eines Redmine-Projektes, durch Berechtigungen völlig getrennt von der Buchhaltung, dem Kunden-Support und den Außendienst-Mitarbeitern. Ein solches Szenario findet sich bei einem unserer Kunden, einem Kölner Musik-Label, welches aufgrund der Empfehlung durch Taktsoft Redmine erfolgreich einsetzt. Von den Standard-Einstellungen her ist Redmine zwar auf Software-Entwicklung ausgelegt, es können aber nach Belieben neue Felder angelegt werden.

Bei Taktsoft selber ist Redmine die Basis jeder Projektarbeit. Am Anfang wird ein neues Projekt angelegt und es werden die beteiligten Mitarbeiter zugeordnet. Nach dem Login am System sehen diese Mitarbeiter das neue Projekt nun auf der Hauptseite zur Auswahl. Klickt man auf den Link, zeigt das Hauptmenü die Menüpunkte für dieses Projekt. Am Anfang werden im Wiki Informationen abgelegt, die für die Arbeit am Projekt wichtig sind. Da das Wiki von den anderen Projekten komplett getrennt ist, braucht man keine besondere Struktur vorzugeben. Die Übersichtlichkeit bleibt aufgrund der begrenzten Datenmenge von selbst erhalten. Vom Kunden gelieferte Dateien, wie z.B. Style-Guides, können direkt im Wiki hochgeladen werden.

Das Kernstück der Arbeit mit Redmine ist die Ticket-Verwaltung. Hier kann der Projektleiter die anstehenden Aufgaben als Tickets anlegen. Die Mitarbeiter können diese Tickets kommentieren und entsprechend ihrer Rollen auch selbst bearbeiten. Es kann dabei eingestellt werden, welcher Ticket-Status verändert werden darf (z.B. Neu auf Zugewiesen, aber nicht In Bearbeitung auf Erledigt) und wer neue Tickets anlegen kann. Kunden erhalten eine E-Mail-Adresse, an die sie Fehlermeldungen oder Wünsche schicken können, welche dann automatisch als neue Tickets auftauchen. Analog werden Test- und Liveserver an das Ticketsystem angebunden: Tritt dort ein Fehler auf, wird im System ein dringendes Ticket abgelegt, was je nach Konfiguration automatische E-Mails an den Projektleiter auslöst.

Zur Projektplanung können Tickets in Unterprojekte (für die Softwareentwicklung "Versionen") zusammengefasst werden. An jedem Ticket werden Abhängigkeiten zu anderen Tickets eingetragen sowie hinreichend oft der geschätzte Grad der Fertigstellung. Aus diesen Informationen generiert Redmine dann ein Gantt-Diagramm und eine Roadmap. Beide Ansichten vermitteln eine gute Übersicht über die anstehenden Aufgaben und den Stand der Arbeiten. Außerdem kann man für Tickets und Unterprojekte auch Start- und Enddaten eingeben und diese dann in einer Kalenderansicht darstellen.

Für die Projektarbeit gibt es noch die Newsseite. Hier wird aufgeschrieben, was alle Mitarbeiter an Aktuellem wissen müssen. Gerade in größeren Teams, die auf mehrere Orte verteilt sind, ist das sehr hilfreich. Außerdem wird Redmine für die meisten Projekte an externe Infrastruktur wie ein Versionskontrollsystem und eine Continous-Integration-Software angebunden. So ist dann im Hauptmenü eine Web-Ansicht des SVN- oder Git-Repositorys verlinkt sowie eine Ansicht des CruiseControl-Feeds. Letzteres ersetzt nicht komplett das Interface der CI-Software, bietet aber im Alltag einen guten Überblick darüber, ob alle Tests erfolgreich durchgelaufen sind.

Bewertung

Als wichtigsten Vorteil von Redmine gegenüber vergleichbaren Lösungen empfinde ich, dass viele Bestandteile eines Projektes an einem Ort versammelt sind. Man spart sich Aufwand beim Installieren und Pflegen verschiedener Software und hat nach dem Login an Redmine alle Details des Projektes auf einen Blick vor sich. Von den Features her ähnelt Redmine dabei stark Trac, macht auf mich aber einen aufgeräumteren Eindruck. Gerade auch mit der Optik kann Redmine punkten, die Oberfläche wirkt übersichtlich und angenehm. Das ist für Ticket-Verwaltungssysteme nicht unbedingt selbstverständlich, Bugzilla etwa kommt als Gegenbeispiel in den Sinn. Sowohl die Darstellung als auch der Funktionsumfang von Redmine kann zudem über Themes und Plugins individuellen Wünschen angepasst werden.

Fazit: Bei Taktsoft fahren wir schon eine ganze Weile sehr gut mit Redmine und empfehlen es gerne weiter. Wer mit seiner aktuellen Lösung zum Issue- und Projektmanagement nicht wirklich zufrieden ist, sollte sich Redmine ruhig mal näher anschauen. Einen ersten Eindruck kann man schon auf der offiziellen Webseite gewinnen, die auf einer Redmine-Installation basiert. http://www.redmine.org


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